Digitalisierung versus Vier-Augen-Prinzip – Data Analytics im IKS

In Zeiten der Digitalisierung, Data Analytics und Künstlicher Intelligenz bekommen Interne Kontrollsysteme (IKS) ganz andere Dimensionen. Wir können mit weniger manuellem Aufwand, viel größere Datenmengen vergleichen und Unregelmäßigkeiten feststellen. Das gilt für Behörden, gleichermaßen auch für Unternehmen, die ein eigenes Interesse an Qualität und den Erhalt von Bewilligungen und Vermeidung von Bußgeldern anstreben. IKS steht also für Qualität und damit für Risikominimierung und das eigene Aufdecken von Verstößen.

Warum ist ein internes Kontrollsystem und damit die qualitative Prüfung eines Prozesses in der Exportabteilung wichtig?

Die Antwort auf diese Frage hängt davon ab, wen du fragst. Aus rein rechtlicher und behördlicher Sicht ist eine Compliance notwendig, um Rechtsrisiken zu vermeiden. Insbesondere Bewilligungen stellen einen Vertrauensvorschuss der Behörde dar, der auch schnell wieder entzogen werden kann, wenn man sich nicht als vertrauenswürdig erweist.

Inhaber von zollrechtlichen Bewilligungen, sind verpflichtet ein „Monitoring“ Ihrer Zollprozesse durchzuführen und durch interne Kontrollsysteme „IKS“ die Qualität und damit auch die Compliance sicher zu stellen.

Die Zollverwaltung interessiert sich für die Qualitätssicherung. Ausdrücklich wird danach an verschiedenen Stellen des Fragebogens zur Selbstbewertung in den Leitlinien der EU-Kommission gefragt. So heißt es beispielsweise unter 1.3.2 des EU-Fragebogens:

1. Wie und von wem wird über die zolltarifliche Einreihung von Waren entschieden?
2. Welche Maßnahmen treffen Sie im Bereich der Qualitätssicherung, um zu gewährleisten, dass die zolltariflichen Einreihungen richtig sind (z.B. Prüfungen, Plausibilitätsprüfungen, interne Arbeitsanweisungen, regelmäßige Schulungen)?
3. Führen Sie Aufzeichnungen über diese qualitätssichernden Maßnahmen?
4. Überwachen Sie regelmäßig die Wirksamkeit Ihrer qualitätssichernden Maßnahmen?
5. Welche Ressourcen nutzen Sie für die zolltarifliche Einreihung (z.B. Datenbanken mit Warenstammdaten)?

Weitere Aspekte von Qualität sind auch Effizienzfragen – eine gute Datenqualität minimiert den manuellen Arbeitsaufwand. Damit spart man nicht nur wertvolle Arbeitsressourcen ein, man kann auch deutlich schneller reagieren.

Am Ende profitiert sogar der Kundenservice davon, dass du in der Abwicklung von Importen und Exporten rechtssicher und schnell agierst. Du wirst zu einem zuverlässigen, wettbewerbsfähigen Akteur in der internationalen Wirtschaft.

Und auch für die Bilanz ist die Qualität deiner Daten gut: so vermeidest du nicht nur die Zahlung von Bußgeldern, sondern auch die drohende Ungewissheit eventueller Nachzahlungen. Vielleicht entdeckst du auch, dass manch eine Ware eigentlich zu einem geringeren Zollsatz eingeführt werden kann oder unter eine Zollbefreiung fällt.

Um ein Kontrollsystem aufzubauen, musst du zunächst wissen, welche Prozesse betroffen sind und wie du die Kennzahlen in diesen Prozessen ermittelst. Was ist also der gewünschte Output und Ergebnis? Nehmen wir als Beispiel noch mal außenwirtschaftlich relevante Stammdaten.

In diesen kennzeichnet sich Qualität durch überwiegend korrekte und vollständige Angaben. Hast du qualitativ hochwertige Stammdaten hinterlegt, muss der Versand nicht mehr beim Einkauf nachfragen, ob dieses oder jenes Dokument vorhanden ist. Du entdeckst auch keine Schrauben mehr, die als „Teile von …“ eingereiht wurden. Außerdem ermöglicht die Qualität der Stammdaten die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen. Die dafür eingesetzte Software braucht gute Stammdaten, um optimal arbeiten zu können.

Wenn bspw. monatlich 2.000 Artikel angelegt werden, sollen 2.000 korrekte Gewichte, Zolltarifnummern und Warenbeschreibungen damit als Ergebnis des Stammdatenprozesses verbunden sein.

Wie kann man denn nun die Qualität überprüfen und auf einem akzeptablen Mindestmaß halten? Und das auch noch statistisch valide, sowie in einem ausgewogenen Kosten-Nutzen-Verhältnis?

Wenn man im Vier-Augen-Prinzip die Einreihung überprüft, kann man mit relativer Sicherheit von einer sehr hohen Qualität ausgehen. Doch zu welchem Preis? Mit steigender Anzahl an zu tarifierenden Artikeln kann eine Abteilung das nicht mehr leisten. Das ist heutzutage auch nicht mehr zeitgemäß. Was wäre ein Alternatives Vorgehen? Anbieten würde sich hier z.B. ein Stichprobenverfahren nach DIN ISO 2859-1 AQL (Acceptance Quality Level), in der du nur eine bestimmte Menge noch mal manuell prüfst und damit auf die Qualität der gesamten Artikelmasse schließen kannst. Die AQL Methode ist sowohl bei einer initialen Qualitätsprüfen der gesamten Stammdaten als auch bei den folgenden kontinuierlichen Qualitätsprüfungen sinnvoll einsetzbar. Wenn die gesamten Stammdaten geprüft werden, kann daraus ein eventuell vorhandener Handlungsbedarf abgeleitet werden. Bei der kontinuierlichen Qualitätsprüfung, die z.B. quartalsweise erfolgt, kann das Unternehmen rechtszeitig eingreifen, wenn inkonsistente Daten ins System gepflegt wurden und rechtzeitig nachbessern.

Zudem kann nicht nur die interne Stammdatenqualität kontrolliert werden, sondern auch die abgelieferte Qualität von internen und externen Shared Service Centern oder Dienstleistern kann unkompliziert überwacht werden.

Eine weitere digitale Lösung, wäre die regelbasierte Prüfung von Feldern im ERP System und Abgleich, auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz kann bei Qualitätsprüfungen sinnvoll eingesetzt werden.

Die Prozesse rund um die Anlage und Änderung von zollrelevanten Stammdaten lässt sich mittlerweile viel effizienter als im 4-Augen-Prinzip abwickeln. Welche Möglichkeit sinnvoll und effizient jedoch umsetzbar ist, muss jedes Unternehmen für sich prüfen. Solche Lösungen erfordern sicherlich eine gewisse Anzahl an Datensätzen. Es geht aber auch über Stammdatenprozesse hinaus.

Die Zollabwicklung ist ein stark datengetriebener Vorgang. Die meisten Fehler und Verzögerungen im Ergebnis einer Zollanmeldung, Einfuhr- oder Ausfuhrseitig entstehen, weil Daten für eine solche Anmeldung falsch oder fehlerhaft vorliegen. Auch dies gilt es mittels IKS wirksam zu identifizieren.

Eine Möglichkeit für kleinere Unternehmen beispielswiese stellt auch hier das Stichprobenverfahren dar. Auch hier prüfst du eine gewisse Anzahl an Vorgängen auf Richtigkeit, um damit auf die Fehlerwahrscheinlichkeit bzw. Qualität der gesamten Masse zu schließen. Weitere Ansätze interner Kontrollsysteme beim Importverfahren sind mittlerweile auch der automatisierte Abgleich von Steuerbescheiden und ATLAS Anmeldedaten mit den vorliegenden Daten aus der Buchhaltung abzugleichen.

Eine eindeutige und digital auswertbare Referenz z.B. über Rechnungsnummer muss dafür gegeben sein. Das digitale Kontrollsystem kann in dem Fall durch ein Mapping der Anmelde- und Rechnungsdaten inkonsistente Anmeldungen identifizieren.

Es gibt im Bereich Export und Zoll viele Prozesse, die messbar gemacht werden können. Prozesse und deren messbare Ergebnisse sind Voraussetzung für ein internes Kontrollsystem ob manuell oder automatisiert.

Interne Kontrollsysteme bedeuten auch ein regelmäßiges Berichtswegen und Reporting, um Soll- IST Vergleiche durchzuführen und Entwicklungen der Prozessqualität zu überwachen. Wenn du dich für Stichprobenverfahren oder automatisierte Prüfungen entscheidest, sollte das in jedem Fall über einen längeren Zeitraum durchgeführt werden, um sinnvolle Vergleiche und Ergebnisse zu erhalten. Die Frage ist auch, was tun, wenn die Ergebnisse deiner Qualitätsprüfungen aus Stichproben, oder anderen Verfahren plötzlich „schlechter“ werden.

Hier empfehlen wir gezielt, nach den Ursachen zu suchen und Maßnahmen zu setzen, z.B. die Schulung von ggf. neuen Mitarbeitern, sollten Prozesse mit Dienstleistern noch mal validiert werden. Gibt es neue Produktgruppen, Länder oder andere Faktoren, die eine Veränderung der Qualitätsprüfung bedeuten könnte?

Im Ergebnis gibt es heute viel effizientere Möglichkeiten interne Kontrollsysteme aufzubauen als im häufig mit IKS in Verbindung gebrachten klassischen Vier-Augen-Prinzip. Es gilt zukünftig sich auch in diesem Bereich noch mehr mit den digitalen Technologien zu befassen. Die Exportabteilung und deren Verantwortliche für Zoll und Export müssen sich in Zukunft nicht nur fit machen für die fachlichen Themen rund um Zoll, sondern gleichermaßen für digitale Möglichkeiten. Zollabwicklungen generieren viele Datensätze, die analysiert und ausgewertet und interpretiert werden können.